/ BAB XPasal 45
Tata Tertib Rapat
1. Semua rapat harus berdasarkan Konfessi, Tata Dasar dan Tata Laksana, Ruhut Parmahanion dohot Paminsangon dan Agenda HKBP.
2. Setiap rapat harus dibuka dengan Nyanyian Jemaat, doa dan pembacaan Firman Allah.
3. Pimpinan rapat yang ditentukan oleh Tata Dasar dan Tata Laksana yang mengundang peserta, dan undangan harus sudah sampai selambat lambatnya:
3.1. Di Jemaat: 3 (tiga) hari
3.2. Di Resort: 10 (sepuluh) hari
3.3. Di Distrik: 14 (empat belas) hari
3.4. Sinode Agung: 30 (tiga puluh) hari
4. Rapat sah apabila dihadiri oleh setengah dari jumlah anggota tidak pimpinan. Jika jumlah anggota rapat yang hadir tidak cukup setengah, rapat diundurkan selama:
4.4 Sinode Agung: 30 hari
5. Jika peserta yang hadir pada waktu yang ditentukan dalam surat undangan kedua itu tetap kurang dari setengah tidak termasuk pimpinan, rapat itu sah berapapun yang hadir.
6. Jika ada rapat yang sangat mendadak, rapat dan keputusannya sah jika dihadiri oleh sepertiga dari jumlah anggota tidak termasuk pimpinan.
7. Semua yang dibicarakan dalam rapat harus pakai notulen yang ditandatangani oleh pimpinan rapat.
8. Segala yang diputuskan dalam rapat harus dibacakan kembali supaya jelas bagi peserta dan harus ditandatangani oleh pimpinan rapat.
9. Peserta, tamu, penasehat, dan peninjau tidak dibenarkan berbicara sebelum meminta dan diijinkan lebih dahulu oleh pimpinan rapat. Pimpinan rapat dapat meminta sumbangan permikiran dari tamu, penasehat, dan peninjau tentang materi-materi pembicaraan.
10. Pimpinan Rapat memberi kesempatan kepada peserta untuk berbicara sesuai dengan jumlah yang meminta.
11. Seorang peserta tidak boleh berbicara lebih dari dua kali tentang satu-satu pokok pembicaraan.
12. Seorang pembicara tidak boleh diganggu oleh siapapun.
13. Seseorang tidak dibenarkan berbicara menjelek-jelekkan selama anggota rapat. Pimpinan berkuasa menegor nya hingga dua kali, dan jika tegoran terakhir tidak diindahkan, pimpinan berkuasa menghentikannya ber bicara. Jika tidak diindahkan juga, pimpinan berkuasa mengeluarkannya dari tempat rapat.
14. Pimpinan berhak mengingatkan seseorang pada saat berbicara apabila menyimpang dari isi pembicaraan. Jika peringatan itu tidak diindahkan, pimpinan berkuasa menghentikannya berbicara.
15. Pimpinan berkuasa menentukan batas waktu bagi seorang pembicara. Jika pembicaraannya belum selesai, tetapi batas waktu sudah habis, pimpinan rapat berkuasa menghentikannya berbicara, dan yang hendak dibicarakannya disampaikan secara tertulis kepada pimpinan.
16. Demi menjaga ketertiban rapat, pimpinan berkuasa menghentikan rapat sejenak atau menskors selama 15 menit, dan jika sangat diperlukan sampai mengundurkannya.
17. Sebelum mulai membicarakan suatu pokok pembicaraan, pimpinan terlebih dahulu memberikan pen jelasan atau saran. Demikian juga apabila pembicaraan itu berkenaan dengan tugas suatu komisi, baru sesudah itu pembicaraan diteruskan kepada peserta rapat.
18. Semua usul harus disampaikan kepada pimpinan terlebih dahulu agar dapat di masukkan ke agenda rapat berikutnya.
19. Semua usul yang disampaikan pada saat rapat, harus disetujui duapertiga anggota peserta baru dapat dibicarakan.
20. Jika terjadi pemilihan, sebuah panitia yang terdiri dari paling sedikitnya tiga orang harus dibentuk terlebih dahulu untuk melaksanakan pemilihan itu.
21. Hanya anggota penuh yang berhak memberi suara. Tamu, penasehat dan peninjau tidak ikut memberikan suara.
22. Pemilihan atas seseorang, atau suara atas satu pertimbangan sah apabila memperoleh suara terbanyak, yakni setengah dari jumlah pemilih ditambah satu. Blanko tidak dihitung.
23. Pada pemugutan suara tidak pantas ada yang blanko, sebab semua peserta rapat sama-sama bertanggungjawab atas semua yang mereka bicarakan dan lakukan.
24. Calon yang dapat dipilih ulang adalah yang memperoleh jumlah suara rata rata atau kiesquosient.
25. Pada Rapat Resort, Distrik dan Sinode Agung, pimpinan rapat memeriksa terlebih dahulu keabsahan surat-surat keanggotaan setiap peserta rapat.
26. Rapat gereja diselenggarakan di bangunan milik gereja atau di tempat yang layak bagi rapat gereja yang ditentukan oleh pimpinan rapat KHUSUS TENTANG SINODE AGUNG
1. Sinode Agung dibawakan dalam doa syafaat di setiap Jemaat.
2. Sinode Agung dibuka dengan acara kebaktian dan ditutup dengan Perjamuan Kudus.
3. Hari-hari persidangan dibuka dan ditutup dengan kebaktian doa.
4. Pimpinan HKBP mengangkat petugas yang membuat notulen segala pembicaraan, dan notulen itu harus dikirim kepada semua peserta Sinode Agung dan ke semua Resort.
5. Menunggu terbitnya notulen, daftar keputusan Sinode Agung dikirimkan ke semua jemaat secepat-cepatnya.
6. Ada tiga jenis rapat di Sinode Godang:
a. Rapat Pertemuan Umum atau Pleno Terbuka, yaitu kebaktian, upacara-upacara, ceramah, penelaahan Alkitab dan kegiatan kegiatan lain yang membang kitkan hati warga dan gereja.
b. Rapat khusus para utusan atau Komisi Tertutup, yakni rapat rapat yang membicarakan hal-hal yang berhubungan dengan administrasi dan kegiatan gereja.
c. Rapat umum para utusan atau pleno tertutup, yakni rapat-rapat paripurna untuk menyelesaikan hal-hal yang sudah dibicarakan dalam rapat-rapat khusus para utusan.
7. Sebelum setiap rapat dibuka, Pimpinan memberitahukan jenis rapat itu.
8. Pengambilan keputusan hendaknya tidak didasarkan pada suara, melain kan dengan musyawarah untuk mufakat. Jika terpaksa melalui pemungutan suara atau stem, suara terbanyaklah yang menentukan.
9. Segala pembicaraan yang berhu bungan dengan siasat gereja dan yang sejenisnya harus rahasia dan tidak diperkenankan diberitahukan ke luar rapat.
10. Segala pembahasan Sinode Agung lebih dulu dibawakan dan dibahas di Sinode Distrik dan Rapat Majelis Pekerja Sinode.
1. Jadwal Rapat Menetapkan Program Kerja dan Anggaran Tahunan
1.1. Ephorus menyelenggarakan Rapat Majelis Pekerja Sinode untuk menetapkan Program Kerja dan Anggaran Tahunan Hatopan di bulan September.
1.2. Praeses menyelenggarakan Sinode Distrik untuk menetapkan Program Kerja dan Anggaran Tahunan Distrik di bulan Oktober.
1.3. Pendeta Resort menyelenggarakan Rapat Resort untuk menetapkan Program Kerja dan Anggaran Tahunan Resort di bulan Oktober.
1.4. Pimpinan Jemaat menyelenggarakan Rapat Jemaat untuk menetapkan Program Kerja dan Anggaran Tahunan Jemaat di bulan November.
2. Rapat Majelis Tahbisan
2.1 Bilamana belum ada Pimpinan Jemaat yang ditugaskan oleh Ephorus HKBP, Pendeta Resort mengundang dan memimpin Rapat Majelis Tahbisan untuk memilih Pimpinan Jemaat dari Penatua.
2.2 Pendeta Resort dapat mengundang dan memimpin Rapat Penatua untuk membahas hal-hal yang penting untuk tugas dan tahbisan Penatua.
3. Notulen, Daftar Keputusan, dan Arsip Bahan Rapat
3.1.Seluruh Rapat HKBP harus mempunyai Notulen dan Daftar Keputusan:
a. Sekretaris Jenderal membuat Notulen dan Daftar Keputusan Rapat di tingkat Hatopan.
b. Sekretaris Distrik membuat Notulen dan Daftar Keputusan Rapat di tingkat Distrik.
c. Sekretaris Bendahara Resort membuat Notulen dan Daftar Keputusan Rapat di tingkat Resort.
d. Sekretaris Resort membuat Notulen dan Daftar Keputusan Rapat di tingkat Jemaat.
3.2.Daftar Keputusan Rapat Harus dikirimkan atau dibagikan:
a. Sekretaris Jenderal mengirimkan Daftar Keputusan Sinode Agung kepada seluruh anggota Sinode Agung dan seluruh Pimpinan Jemaat selambat-lambatnya se minggu setelah Sinode Agung berakhir. Sekretaris Jenderal mengirimkan Daftar Keputusan Rapat Majelis Pekerja Sinode kepada seluruh anggota Majelis Pekerja Sinode dan seluruh anggota Sinode Agung selambat lambatnya seminggu setelah Rapat Majelis Pekerja Sinode berakhir. Sekretaris Jenderal mengirimkan kepada seluruh Pendeta dan Pela yan Penuh Waktu Daftar Keputu san Rapat Pendeta selambat lambatnya seminggu setelah Rapat Pendeta berakhir. Sekretaris Jenderal mengirimkan Daftar Keputusan Rapat Praeses kepada seluruh Praeses dan Lembaga selambat-lambatnya seminggu setelah Rapat Praeses berakhir.
b. Sekretaris Distrik mengirimkan Daftar Keputusan Sinode Distrik kepada seluruh anggota Sinode Distrik dan Pimpinan HKBP selambat-lambatnya seminggu setelah Sinode Distrik berakhir. Sekretaris Distrik mengirimkan Daftar Keputusan Rapat Pendeta Distrik kepada seluruh pelayan penuh waktu di Distrik, Pimpinan HKBP, Ketua Rapat Pendeta dan Komisi Teologia, selambat lambatnya seminggu setelah Rapat Pendeta Distrik berakhir. Sekretaris Distrik mengirimkan Daftar Keputusan Rapat Majelis Pekerja Sinode Distrik kepada seluruh anggota Majelis Pekerja Sinode Distrik, anggota Majelis Pekerja Sinode yang ada di Distrik itu, dan Pendeta Resort di Distrik tersebut, selambat-lambatnya seminggu setelah Rapat Majelis Pekerja Sinode Distrik berakhir.
c. Sekretaris Bendahara Resort mengirimkan Daftar Keputusan Rapat Resort kepada seluruh anggota Rapat Resort, Praeses dan Pimpinan HKBP selambat lambatnya seminggu setelah Rapat Resort berakhir.
d. Sekretaris Huria mengirimkan atau membagikan Daftar Keputusan Rapat Jemaat kepada seluruh peserta Rapat Jemaat, Pendeta Resort dan Parhalado Resort, serta Praeses, selambat-lambat nya seminggu setelah Rapat Jemaat berakhir. Daftar Kepu tusan Rapat Jemaat di masukkan dalam Warta Jemaat pada hari Minggu terdekat.
3.1.Seluruh bahan Rapat, Notulen dan Daftar Keputusan harus diarsipkan dan disimpan:
a. Sekretaris Jenderal mengarsipkan dan menyimpan semua bahan Rapat, Notulen dan Daftar Keputusan Rapat tingkat Hatopan di Kantor Pusat.
b. Sekretaris Distrik mengarsipkan dan menyimpan semua bahan Rapat, Notulen dan Daftar Keputusan Rapat tingkat Distrik di Kantor Distrik.
c. Sekretaris Bendahara Resort mengar sipkan dan menyimpan semua bahan Rapat, Notulen dan Daftar Keputusan Rapat tingkat Resort di Kantor Resort.
d. Sekretaris Huria mengarsipkan dan menyimpan semua bahan Rapat, Notulen dan Daftar Keputusan Rapat tingkat Jemaat di Kantor Jemaat.